Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber
Informationen nach Art. 13 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Wir freuen uns über Ihr Interesse an der EXTERN Messdienst GmbH. Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung verarbeiten, welche Dienstleister dabei eingesetzt werden und welche Rechte Ihnen nach der DSGVO zustehen. Die Hinweise gelten für Bewerbungen auf konkrete Stellen sowie für Initiativbewerbungen, insbesondere über unsere Online-Bewerbungsformulare und Karriere-Funnels.
1. Verantwortlicher
EXTERN Messdienst GmbH Am Weidaer Weg 3 07570 Weida Telefon: +49 36603 - 494 0 Telefax: +49 36603 - 494 22 E-Mail: info@extern‒online.de
2. Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der oben genannten Anschrift mit dem Zusatz "Datenschutzbeauftragter" oder per E-Mail unter info@sfpdata.de.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit Art. 88 DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und § 26 BDSG nicht einschlägig ist, kann die Verarbeitung ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt werden. Soweit wir gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet oder vorübergehend aufbewahrt werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der Wahrung und Verteidigung unserer Rechte, beispielsweise im Zusammenhang mit Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Soweit Sie uns für einen bestimmten Zweck eine Einwilligung erteilen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
  • Stamm- und Kontaktdaten, z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
  • Bewerbungs- und Qualifikationsdaten, z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, beruflicher Werdegang, Ausbildung, Fort- und Weiterbildungen sowie sonstige Nachweise;
  • Angaben zur gewünschten Tätigkeit, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen oder sonstige Angaben, die Sie uns im Bewerbungsprozess mitteilen;
  • Kommunikations- und Verfahrensdaten, z. B. E-Mail-Korrespondenz, Gesprächsnotizen, Termin- und Statusinformationen;
  • technische und formularbezogene Daten, die beim Absenden eines Online-Formulars entstehen können, z. B. Zeitstempel und technische Übermittlungsinformationen. Bitte übermitteln Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO nur, wenn dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist oder Sie diese Angaben bewusst machen möchten. Soweit solche Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage besteht, insbesondere Art. 9 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG oder - soweit einschlägig - auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
5. Herkunft der Daten
Wir erhalten Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich direkt von Ihnen, insbesondere über unsere Online-Bewerbungsformulare, per E-Mail oder im weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens. Sollten wir im Einzelfall personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen erheben, werden wir Sie - soweit gesetzlich erforderlich - gesondert nach Art. 14 DSGVO informieren.
6. Ablauf der Online-Bewerbung und eingesetzte Systeme
Wenn Sie sich über einen unserer Karriere-Funnels bewerben, werden die von Ihnen im Formular angegebenen Daten zunächst über die von uns eingesetzte Plattform Onepage verarbeitet und im Onepage CRM gespeichert. Die im Bewerbungsformular übermittelten Informationen werden anschließend automatisiert an unser Karriere-Postfach karriere@extern-online.de weitergeleitet und dort im Rahmen von Microsoft 365 verarbeitet. Von dort erfolgt die interne Bearbeitung Ihrer Bewerbung durch die hierfür zuständigen Personen.
7. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Innerhalb der EXTERN Messdienst GmbH erhalten nur diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten, die diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen, insbesondere zuständige Mitarbeitende im Recruiting bzw. Personalbereich sowie die jeweils zuständigen Führungskräfte und Fachbereiche. Zur technischen Durchführung des Bewerbungsverfahrens setzen wir Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Hierzu gehören insbesondere:
  • Onepage GmbH für die Bereitstellung der Karriere- und Bewerbungsseiten, die Verarbeitung der Formulare und die Speicherung der eingehenden Daten im Onepage CRM;
  • Microsoft als Anbieter von Microsoft 365, insbesondere für die E-Mail-Kommunikation, das Karriere-Postfach und die interne Bearbeitung der Bewerbung. Mit Auftragsverarbeitern schließen wir, soweit gesetzlich erforderlich, Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung an weitere Empfänger erfolgt nur, wenn dies zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie eingewilligt haben oder eine andere Rechtsgrundlage die Übermittlung erlaubt. Dies kann im Einzelfall insbesondere Behörden, Gerichte oder Rechtsberater betreffen.
8. Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR
Die im Onepage CRM gespeicherten Daten werden nach Angaben des Anbieters auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Für Microsoft 365 bestehen Verpflichtungen zur Speicherung und Verarbeitung bestimmter Kundendaten innerhalb der EU/EFTA; bei einzelnen Funktionen und für den Betrieb der Dienste können jedoch begrenzte Datenübermittlungen oder Zugriffe aus Staaten außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Empfänger kann die Übermittlung insbesondere auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, geeigneten Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einer sonstigen gesetzlich vorgesehenen Grundlage beruhen. Weitere Informationen zu den eingesetzten Garantien können Sie über die oben genannten Kontaktdaten anfordern.
9. Meta Pixel und sonstige Tracking-Technologien auf den Karriere-Seiten
Auf unseren Karriere- und Bewerbungsseiten können einwilligungsbedürftige Analyse- und Marketing-Technologien eingesetzt werden, insbesondere das Meta Pixel. Diese Technologien werden nur aktiviert, wenn Sie zuvor über den auf der jeweiligen Seite eingesetzten Consent-Banner eingewilligt haben. Sie können die Einwilligung ablehnen oder später über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Die Einzelheiten zu den hierbei verarbeiteten Daten, den Empfängern, den Zwecken, möglichen Drittlandübermittlungen sowie den Widerrufsmöglichkeiten sind in der Datenschutzerklärung und den Cookie-Einstellungen der jeweiligen Karriere-Seite beschrieben. Die Verarbeitung zu Analyse- und Marketingzwecken ist von der fachlichen Entscheidung über Ihre Bewerbung getrennt.
10. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich nur so lange, wie dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist. Kommt kein Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnis zustande, werden die Bewerbungsdaten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine längere Speicherung gesetzlich erforderlich oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Wenn Sie ausdrücklich in die Aufnahme in einen Bewerber- oder Talentpool eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre Daten für den in der jeweiligen Einwilligung genannten Zeitraum. Eine solche Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; anschließend werden die Daten gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Verarbeitung erlaubt. Kommt ein Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnis zustande, können die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten in die Personalakte übernommen und nach den hierfür geltenden gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben weiterverarbeitet und gespeichert werden.
11. Erforderlichkeit der Bereitstellung Ihrer Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Für die Durchführung eines Bewerbungsverfahrens benötigen wir jedoch bestimmte Angaben, insbesondere Identifikations- und Kontaktdaten sowie die für die Beurteilung Ihrer Bewerbung erforderlichen Informationen. Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig bearbeiten und keine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen.
12. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ausschließlich auf Grundlage einer automatisierten Verarbeitung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Es findet insbesondere keine ausschließlich automatisierte Auswahl oder Ablehnung von Bewerberinnen und Bewerbern statt.
13. Ihre Datenschutzrechte
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:
  • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO;
  • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO;
  • Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
  • Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft;
  • Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO, soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht. Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.
14. Beschwerderecht
Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt. Dieses Recht besteht unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
15. Aktualität dieser Datenschutzhinweise
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich unser Bewerbungsverfahren, die eingesetzten Systeme oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf unseren Karriere- bzw. Bewerbungsseiten bereitgestellte Fassung.